Algemene voorwaarden

1. Definities

• Diensten: SaaS-platform voor factuur- en bonverwerking met AI, inclusief Tandem-koppelingen.
• Klant: het accountantskantoor (of vergelijkbare organisatie) dat een abonnement afsluit.
• Administratie: een specifieke klant-administratie binnen het kantoor.
• Verwerking: iedere door Agentancy uitgevoerde AI-herkenning van één document, ongeacht het bestandsformaat (waaronder PDF, afbeelding, XML en UBL), de uitkomst van de herkenning en of deze tot een (concept-)boeking leidt. Ook een herkenning met als uitkomst dat het document geen factuur is, telt als een Verwerking. Wordt hetzelfde document opnieuw door AI herkend, dan is dat een nieuwe Verwerking.
• Verwerker: New Generation Company B.V. (Agentancy).
• Verwerkingsverantwoordelijke: de Klant.

2. AI-output, controleplicht en aansprakelijkheid

De Klant blijft volledig verantwoordelijk voor de fiscale en boekhoudkundige correctheid van alle boekingen, ook als deze door AI zijn voorgesteld of geautomatiseerd geboekt.

• AI-suggesties zijn een hulpmiddel, geen advies en geen vervanging voor professionele controle. De Diensten worden geleverd op basis van een inspanningsverbintenis; Agentancy garandeert geen foutloosheid of volledigheid van de AI-output.
• Auto-boekings-modus kan per administratie / relatie aangezet worden; de controle- en eindverantwoordelijkheid blijft bij de Klant.
• Agentancy is niet aansprakelijk voor onjuiste boekingen, niet-opgemerkte fouten of de fiscale gevolgen daarvan, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid aan onze zijde.
• Agentancy is nooit aansprakelijk voor indirecte schade (waaronder gevolgschade, gederfde winst, boetes of naheffingen). Aansprakelijkheid voor verminking, vernietiging of verlies van gegevens is uitgesloten.
• De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat Klant in de 12 maanden voorafgaand aan de claim aan Agentancy heeft betaald.
• De Klant vrijwaart Agentancy tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van de Diensten of de AI-output.

3. Tandem-modus en diensten van derden

• Agentancy biedt Tandem-koppelingen met diverse externe scan- & herken-platforms, waaronder Exact Online Scan & Herken.
• De Klant geeft Agentancy expliciet toestemming om namens hem in te loggen op deze diensten met de door Klant aangeleverde credentials, en verklaart contractueel gerechtigd te zijn deze toestemming aan een derde te verlenen.
• De Diensten zijn afhankelijk van diensten van derden (boekhoudpakketten, scan-&-herken-oplossingen, AI-providers en hosting). Agentancy is niet aansprakelijk voor storingen, wijzigingen of uitval die direct of indirect door deze diensten van derden worden veroorzaakt, waaronder een gewijzigde UI of API die een Tandem-functie tijdelijk verbreekt.

4. Data en bewaartermijnen

• Kernhosting en database staan in Nederland, regio Amsterdam (EU); documentopslag en queue blijven binnen Europese regio's.
• Document- en tekst-AI gebruikt gecontracteerde verwerkingsroutes. Bij sommige routes kan inhoud volgens de toepasselijke voorwaarden maximaal 30 dagen worden bewaard; training en datacollectie zijn uitgeschakeld en er is geen stille providerfallback. De verwerkingsregio's en doorgiftewaarborgen staan in de verwerkersovereenkomst; de concrete AI-subverwerkers staan in de bijlage daarbij, die de Klant bij het akkoord en in de applicatie ziet en op verzoek ontvangt.
• De optionele live-supportfunctie is een afzonderlijk door de gebruiker gestarte wereldwijde verwerking. Betaalde service-inhoud wordt niet voor modelverbetering gebruikt, maar kan voor misbruikdetectie maximaal 55 dagen worden bewaard. De concrete subverwerker staat in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst.
• Boekstukken en audit-trail worden 7 jaar bewaard conform AWR / Wbftma. Bij vastgoed-gerelateerde boekingen geldt 10 jaar.
• Bij contractbeëindiging: 90 dagen grace-period voor data-export, daarnaredact-but-retain (persoonsgegevens gepseudonimiseerd, boekstukken behouden voor wettelijke bewaarplicht).

5. AVG / Verwerkersovereenkomst

• De verwerkersovereenkomst (DPA) is integraal onderdeel van deze AV. Eén gecombineerd click-wrap-akkoord legt beide documenten met hun eigen versienummer afzonderlijk vast.
• Op aansprakelijkheid die samenhangt met de verwerking van persoonsgegevens, waaronder boetes van een toezichthouder, aanspraken van betrokkenen op grond van artikel 82 AVG en onderling verhaal tussen partijen, is §8 van de verwerkersovereenkomst van toepassing. Bij strijd met §2 van deze AV gaat §8 DPA voor, inclusief het daar genoemde maximum, dat voor die gebeurtenis in de plaats komt van de limiet in §2 en er niet naast geldt.
• Alle subverwerkers staan bij naam in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst, die de Klant bij het akkoord en in de applicatie ziet en op verzoek ontvangt. Wijzigingen worden 30 dagen vooraf gemeld.

6. Prijs en facturatie

• Abonnementen worden maandelijks gefactureerd via Stripe; alle tarieven zijn exclusief btw.
• Er wordt afgerekend per Verwerking, niet per document. Waar in dit artikel "per document" of "documenten" staat, wordt gerekend per Verwerking. Iedere AI-herkenning telt afzonderlijk mee, voor de proefperiode, voor de staffels, voor de inbegrepen aantallen per Administratie en voor het meerverbruik. Dit geldt ook als het document geen factuur blijkt te zijn, wordt geparkeerd of niet tot een (concept-)boeking leidt. Laat de Klant hetzelfde document opnieuw verwerken (in de applicatie de functie "Opnieuw verwerken", ook in bulk), dan is dat een extra Verwerking die extra meetelt, ongeacht de aanleiding voor het opnieuw verwerken. Een document dat alleen wordt ontvangen of ingelezen en niet door AI wordt herkend, telt niet als een Verwerking. De Klant kan de telling per Administratie op elk moment in de applicatie narekenen.
• Een herkenning die Agentancy op eigen initiatief opnieuw uitvoert, bijvoorbeeld na een storing, een herstelactie of een wijziging van het herkenningsmodel, telt niet als Verwerking en wordt niet in rekening gebracht.
• De eerste 100 documenten of 30 dagen, wat het eerst wordt bereikt, zijn kosteloos (proefperiode; geen betaalmiddel vereist).
• Tandem (naast de bestaande scan-&-herken-oplossing): het totale aantal Verwerkingen van het kantoor in de kalendermaand wordt cumulatief afgerekend: de eerste 1.000 documenten €0,40 per document, de volgende 2.000 €0,30 per document en alles daarboven €0,20 per document. Het kantoor-minimum voor Tandem is €40 per maand.
• Totaal (volledige verwerking): actieve Administraties worden cumulatief per laag afgerekend. De eerste 15 actieve Administraties kosten €9 per Administratie, de volgende 35 €6 en iedere actieve Administratie vanaf nummer 51 €3,95 bij een maandcontract of €3,49 bij een jaarcontract. Iedere prijs geldt alleen voor Administraties binnen die laag. Het kantoor-minimum is €90 per maand. "Actief" = minimaal 3 Verwerkingen in de voorafgaande 3 kalendermaanden; slapende Administraties worden niet gefactureerd. Per actieve Administratie zijn per kalendermaand 30 documenten inbegrepen, niet gepoold met andere Administraties. Alleen documenten boven 30 bij diezelfde Administratie worden verrekend tegen €0,19 per document. Vanaf 200 actieve Administraties begrenst Agentancy, nadat de Klant een positief huidig maandbedrag heeft opgegeven en de laatste leveranciersfactuur is gecontroleerd, de staffelprijs voor het geverifieerde aantal actieve Administraties op het geverifieerde maandbedrag dat de Klant op dat moment voor scan-&-herken betaalt (prijsmatch). Meerverbruik boven de inbegrepen documenten, de optionele modules en maatwerk vallen buiten deze begrenzing. Voor actieve Administraties boven het geverifieerde aantal geldt de staffelprijs. Agentancy legt het geverifieerde aantal en maandbedrag schriftelijk vast. Een tariefwijziging wordt minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd en geldt nooit met terugwerkende kracht.
• Archief-module (optioneel): voor iedere Administratie waarvoor de Klant de module heeft geactiveerd fungeert Agentancy als digitaal boekstukkenarchief, voor €1 per Administratie per maand. Dit omvat bewaring van alle via Agentancy verwerkte documenten en boekingen conform de termijnen in artikel 4, eenmalige import van het bestaande archief (documenten en boekingsgegevens) uit een gekoppeld scan-&-herken-pakket voor zover dat pakket die gegevens via zijn koppeling beschikbaar stelt, en onbeperkte bulk-export van het volledige archief (ZIP met documenten en boekingen als CSV/JSON). Activering gebeurt per Administratie in de applicatie door een daartoe bevoegde gebruiker en wordt vastgelegd in het auditlog; per Administratie maandelijks opzegbaar, waarna artikel 4 (bewaartermijnen) en artikel 8 (data-export) blijven gelden voor reeds opgeslagen stukken.
• White-label-module (optioneel): voor €1 per actieve Administratie in Totaal per maand toont Agentancy het klantportaal en de communicatie met de eindklanten van de Klant (vraag- en goedkeurpagina's, e-mails) in de naam en huisstijl van de Klant. De module wordt voor het hele kantoor in de applicatie aan- of uitgezet door een daartoe bevoegde gebruiker en wordt vastgelegd in het auditlog. De prijs wordt berekend over de actieve Administraties in Totaal, volgens dezelfde telling als het Totaal-tarief hierboven; Administraties in Tandem tellen niet mee. Maandelijks opzegbaar.
• Agentancy kan met de Klant schriftelijk een vaste tariefsafspraak maken: een vast maandbedrag met een inbegrepen aantal Verwerkingen per contractjaar. Zo'n afspraak vervangt de staffel, het kantoor-minimum, de inbegrepen aantallen per Administratie en de definitie van "actief", voor zover de afspraak dat bepaalt. Verwerkingen boven het inbegrepen aantal worden afgerekend tegen €0,19 per document, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Zie artikel 13.
• Voor Tandem geldt de bovenstaande documentprijs. Voor Totaal geldt alleen €0,19 boven de fair-use. Er geldt geen prijs per gebruiker.
• BTW-handling voor EU B2B-klanten conform reverse-charge regels via Stripe Tax.
• Facturen worden via Stripe automatisch geïncasseerd; bij handmatige facturatie geldt een betaaltermijn van 14 dagen. Bij niet-tijdige betaling mag Agentancy de Diensten opschorten.
• Agentancy mag de tarieven jaarlijks per 1 januari indexeren conform de CBS-prijsindex, met een minimum van 3%. Dit geldt ook tijdens de vaste looptijd van een jaarcontract en bij een vaste tariefsafspraak, tenzij daarin schriftelijk anders is bepaald.

7. Maatwerk en medewerking

• Het abonnement dekt de standaard technische configuratie en het reguliere gebruik. Werk daarbuiten ('maatwerk'), zoals klantspecifieke boekingslogica, het inrichten van specifieke grootboekschema's, of problemen die voortvloeien uit de configuratie van de systemen van de Klant, wordt apart gefactureerd tegen een uurtarief van €115 exclusief btw, na schriftelijke goedkeuring vooraf.
• De Klant verleent tijdig de benodigde medewerking (correcte gegevens, en voor koppelingen de benodigde toegang/credentials). Vertraging of meerkosten door het niet nakomen hiervan komen voor rekening van de Klant.

8. Opzegbaarheid

• Het maandcontract is maandelijks opzegbaar. Het jaarcontract heeft een eerste vaste looptijd van 12 maanden en wordt maandelijks gefactureerd. Daarna loopt het voor onbepaalde tijd door en is het maandelijks opzegbaar.
• Bij opzegging: lopende maand wordt nog gefactureerd; data-export-window van 90 dagen.

9. Service Level en ondersteuning

• Beste inspanning uptime, geen 24/7-garantie in MVP-fase.
• Bij outage: geen krediet of restitutie, behalve bij een uitval van >72 uur aaneengesloten (pro rata krediet volgende factuur).
• Ondersteuning wordt geleverd op werkdagen tijdens kantooruren (9:00–17:00) en betreft een inspanningsverbintenis: we streven naar een tijdige reactie, maar garanderen niet dat elk gemeld probleem (volledig) wordt verholpen.
• Voor support, beheer en foutoplossing kan een Agentancy-systeembeheerder tijdelijk als jouw kantoor inloggen om mee te kijken en, waar nodig, handelingen te verrichten. Dit gebeurt onder geheimhouding, is beperkt tot jouw kantoor, automatisch aflopend, zichtbaar via een banner en volledig geaudit. De waarborgen staan in de Verwerkersovereenkomst (DPA).

10. Naamsvermelding en referentie

• New Generation Company B.V. (Agentancy) mag de handelsnaam, bedrijfsnaam en het logo van de Klant gebruiken als referentie in haar externe communicatie, waaronder de website en (online) uitingen zoals nieuwsbrieven, sociale media en presentaties, ter aanduiding van de Klant als gebruiker van de Diensten.
• De Klant kan hiertegen te allen tijde schriftelijk bezwaar maken (per e-mail aan info@agentancy.nl); Agentancy staakt het gebruik dan binnen een redelijke termijn voor toekomstige uitingen.

11. Gebruiksrecht, intellectueel eigendom en gebruiksbeperkingen

• De Klant verkrijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht op de Diensten, uitsluitend voor intern gebruik binnen de eigen organisatie ten behoeve van de eigen (klant)administraties.
• Alle rechten van intellectueel eigendom op de Diensten, waaronder de software, de gebruikersinterface, de AI-configuratie en prompts, de koppelingen, documentatie en overige materialen, berusten uitsluitend bij Agentancy of haar licentiegevers. Er worden geen intellectuele-eigendomsrechten aan de Klant overgedragen.
• Het is de Klant niet toegestaan, behoudens voor zover dwingend recht dit toestaat: de Diensten of onderdelen daarvan te kopiëren, te reverse-engineeren, te decompileren of daarvan afgeleide werken te (laten) maken; de Diensten geautomatiseerd te benaderen of uit te lezen (waaronder scraping, crawling of geautomatiseerde data-extractie), anders dan via de door Agentancy daarvoor aangeboden koppelingen; de Diensten of de werking, schermen, structuur of output daarvan te gebruiken voor het (laten) ontwikkelen, trainen of verbeteren van een met de Diensten concurrerend product of dienst, waaronder een AI-model; of derden, waaronder (potentiële) concurrenten van Agentancy, toegang te geven tot de Diensten voor analyse-, benchmark- of ontwikkeldoeleinden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Agentancy.
• Accounts en proefperiodes zijn uitsluitend bestemd voor de eigen organisatie van de Klant. Het aanmaken of gebruiken van een account (mede) ten behoeve van een concurrent van Agentancy geldt als een wezenlijke tekortkoming; Agentancy is in dat geval gerechtigd de toegang per direct op te schorten of de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, onverminderd haar overige rechten (waaronder het recht op schadevergoeding).

12. Aanbrengregeling

• De Klant kan via zijn persoonlijke aanbrenglink in de applicatie een ander accountants- of administratiekantoor bij Agentancy aanbrengen. Start dat kantoor een betaald abonnement, dan krijgt de Klant één maand gratis: een korting van 100% op zijn eerstvolgende maandfactuur.
• Voorwaarden: het aangebrachte kantoor is een van de Klant onafhankelijke onderneming die op het moment van aanmelding nog geen klant of bekende lead van Agentancy is; per aangebracht kantoor geldt één korting; kortingen worden na elkaar toegepast en niet gestapeld; de korting wordt verrekend en niet uitbetaald.
• Heeft de Klant in de 31 dagen vóór de toekenning meer dan 5.000 Verwerkingen laten uitvoeren, dan wordt de korting niet automatisch toegepast maar door Agentancy beoordeeld en toegekend tot ten hoogste het reguliere maandbedrag van de Klant zonder meerverbruik.
• Bij misbruik, zoals het aanbrengen van een kantoor dat feitelijk door of voor de Klant wordt gevoerd, vervalt de korting. Agentancy kan de regeling voor toekomstige aanmeldingen wijzigen of beëindigen met een aankondiging van 30 dagen; al toegekende kortingen blijven staan.

13. Afwijkende afspraken en wijzigingen

• Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als Agentancy en de Klant ze schriftelijk zijn overeengekomen. Bij strijd gaat zo'n schriftelijke overeenkomst voor op deze voorwaarden; voor al het overige blijven deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst onverkort gelden. Individuele tarief- en contractafspraken zijn vertrouwelijk.
• Materiële wijzigingen worden 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd. Bij bezwaar kan Klant opzeggen.

14. Toepasselijk recht

Nederlands recht. Rechtbank Midden-Nederland.

Akkoord-trail

Bij signup legt de kantoor-eigenaar met één click-wrap-akkoord deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst vast. Vastgelegd worden: beide versies, wie akkoord gaf (naam, e-mail en functie), het moment (timestamp), het IP-adres en de user-agent, plus een snapshot van de juridische tegenpartij (KvK-nummer en juridische naam). De trail wordt 7 jaar bewaard.

Deze algemene voorwaarden (versie 1.24) zijn van kracht vanaf 9 oktober 2026. Voor inhoudelijke vragen: info@agentancy.nl.