Algemene voorwaarden

1. Definities

• Diensten: SaaS-platform voor factuur- en bonverwerking met AI, inclusief sidecar-koppelingen.
• Klant: het accountantskantoor (of vergelijkbare organisatie) dat een abonnement afsluit.
• Administratie: een specifieke klant-administratie binnen het kantoor.
• Verwerker: New Generation Company B.V. (Agentancy).
• Verwerkingsverantwoordelijke: de Klant.

2. AI-output en aansprakelijkheid

De Klant blijft volledig verantwoordelijk voor de fiscale en boekhoudkundige correctheid van alle boekingen, ook als deze door AI zijn voorgesteld of geautomatiseerd geboekt.

• AI-suggesties zijn een hulpmiddel, geen vervanging voor professionele controle.
• Auto-boekings-mode kan per administratie / relatie aangezet worden; verantwoordelijkheid blijft bij Klant.
• Agentancy is niet aansprakelijk voor onjuiste boekingen, niet-opgemerkte fouten of fiscale gevolgen daarvan, behoudens opzet of grove schuld aan onze zijde.
• Maximale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat Klant in de 12 maanden voorafgaand aan de claim aan Agentancy heeft betaald.

3. Sidecar-modus en derde-partij-diensten

• Agentancy biedt sidecar-koppelingen met onder andere Basecone, Zenvoices en Exact Online Scan & Herken.
• De Klant geeft Agentancy expliciet toestemming om namens hem in te loggen op deze diensten met de door Klant aangeleverde credentials.
• Klant verklaart dat hij contractueel gerechtigd is om deze toestemming te verlenen aan een derde partij.
• Agentancy is niet aansprakelijk voor wijzigingen in de UI of API van deze diensten die de sidecar-functie tijdelijk verbreken.

4. Data en bewaartermijnen

• Klantdata wordt gehost bij Fly.io, regio Amsterdam (EU); object-storage via Tigris (EU), queue via Upstash (EU).
• AI-verwerking gebeurt op Google Vertex AI europe-west4 (Eemshaven, NL) onder zero-retention contract — er wordt niet getraind op klantdata.
• Boekstukken en audit-trail worden 7 jaar bewaard conform AWR / Wbftma. Bij vastgoed-gerelateerde boekingen geldt 10 jaar.
• Bij contractbeëindiging: 90 dagen grace-period voor data-export, daarnaredact-but-retain (persoonsgegevens gepseudonimiseerd, boekstukken behouden voor wettelijke bewaarplicht).

5. AVG / Verwerkersovereenkomst

• Een aparte verwerkersovereenkomst (DPA) is integraal onderdeel van deze AV.
• Sub-verwerkers staan in de Privacyverklaring. Wijzigingen worden 30 dagen vooraf gemeld.

6. Prijs en facturatie

• Abonnementen worden maandelijks gefactureerd via Stripe.
• Eerste 100 succesvolle (concept-)boekingen of 30 dagen — wat eerst bereikt wordt — zijn kosteloos.
• Daarna geldt het gekozen abonnement (Edge €49/mnd inclusief 100 docs; Full €99/mnd inclusief 500 docs).
• Overage per document na inbegrepen volume: €0,40 (Edge) of €0,19 (Full).
• BTW-handling voor EU B2B-klanten conform reverse-charge regels via Stripe Tax.

7. Opzegbaarheid

• Maandelijks opzegbaar, geen lock-in.
• Bij opzegging: lopende maand wordt nog gefactureerd; data-export-window van 90 dagen.

8. Service Level

• Beste inspanning uptime — geen 24/7-garantie in MVP-fase.
• Onderhoud wordt vooraf aangekondigd via status.agentancy.nl.
• Bij outage: geen krediet of restitutie, behalve bij een uitval van >72 uur aaneengesloten (pro rata krediet volgende factuur).

9. Wijzigingen

Materiële wijzigingen worden 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd. Bij bezwaar kan Klant opzeggen.

10. Toepasselijk recht

Nederlands recht. Rechtbank Midden-Nederland.

Akkoord-trail

Bij signup wordt vastgelegd: timestamp, IP-adres, versie van deze AV. Trail wordt 7 jaar bewaard.

Deze algemene voorwaarden (versie 0.1) zijn een concept en worden voor publieke lancering door een jurist beoordeeld. Voor inhoudelijke vragen: info@agentancy.nl.