Sla navigatie over
Agentancy

Inkoopfacturen automatisch boeken in Exact Online, ook de moeilijke.

Agentancy herkent inkoopfacturen met AI op regelniveau, met het grootboek en de btw-codes van de administratie zelf, en boekt ze in Exact Online. Naast Scan & Herken van Exact, of rechtstreeks. Eén login voor je hele kantoor.

Start gratis met Exact OnlineBekijk de prijzen

Scenario

“Scan & Herken leest de facturen van onze vaste leveranciers prima. Maar de bonnen, de facturen met meerdere btw-tarieven en de buitenlandse facturen staan elke maand nog open in Exact.”

“Juist die stapel kost de meeste tijd per kantoor.”

Agentancy haalt die documenten zelf op uit Exact, herkent ze per regel en boekt ze terug, gekoppeld aan het oorspronkelijke document.

Hoe boekt Agentancy inkoopfacturen in Exact Online?

1. Documenten ophalen

Agentancy haalt de documenten elk half uur op uit Exact: uit de Scan & Herken-bak, of uit de digitale brievenbus en de documentenmap als Scan & Herken uit staat. In Totaal komen ze binnen per e-mail, upload of het klantportaal.

2. Herkenning per regel

Grootboekrekening en btw-code per factuurregel, uit het rekeningschema van de administratie zelf. Agentancy leest bij het koppelen de boekingen van de afgelopen twee jaar in, zodat het weet hoe een leverancier tot nu toe geboekt werd.

3. Controle, dan boeken

De factuur gaat als inkoopboeking naar Exact, met het document eraan. In Tandem kijkt Agentancy vlak voor de boeking nog of de factuur al in Exact staat. Twijfelt Agentancy, dan wacht het document op jou in plaats van te gokken.

Waar je op moet letten bij automatisch boeken in Exact Online

De meeste scan- & herken-software haalt rond de 60% automatisering. Agentancy komt met AI-herkenning per regel op 99%+. Maar in Exact Online telt niet alleen hoeveel er automatisch gaat, ook wát er automatisch gaat. Een paar dingen die Agentancy daarom specifiek voor Exact afvangt:

  • Geen conceptboeking: een boeking in Exact is meteen definitief. Wat Agentancy niet zeker weet, wacht daarom in Agentancy en niet in Exact.
  • Dubbele facturen: in Tandem boekt Agentancy een factuur die al in Exact staat niet nog een keer, ook niet met een afwijkend bedrag.
  • Verkeerd dagboek: staat er een verkoopfactuur in de inkoopbak, dan boekt Agentancy hem niet als inkoop.
  • Verlegde btw: staat een verlegde inkoopregel op een btw-code die in Exact niet verlegt, dan wacht het document en noemt Agentancy de codes die wél verleggen.
  • Grootboek en btw-codes worden elke dag ververst uit Exact, dus een nieuwe rekening is de volgende dag bekend.

Gebruik je Scan & Herken van Exact al en wil je weten hoe Agentancy daarnaast werkt? Lees dan Agentancy naast Exact Scan & Herken, of bekijk alle koppelingen op de integratiepagina.

Naast Scan & Herken, of rechtstreeks in Exact Online?

Je hoeft niet meteen een knoop door te hakken. Begin klein en schakel per administratie om wanneer jij er klaar voor bent:

Tandem: je klanten leveren aan in Exact

Je klanten blijven aanleveren via Scan & Herken, de documentenmap of de digitale brievenbus van Exact. Agentancy haalt de documenten daar op en boekt ze terug als inkoopfactuur.

  • 30 dagen of 100 documenten gratis om te testen
  • Scan & Herken van Exact is niet verplicht
  • Geboekt en gekoppeld aan het oorspronkelijke document
  • Maandelijks opzegbaar
Start met Tandem

Totaal: je klanten leveren aan bij Agentancy

Facturen en bonnen komen binnen per e-mail, upload of het klantportaal op de telefoon. Agentancy herkent ze en boekt ze in Exact Online, met de factuur als bijlage.

  • Inkoop- én verkoopfacturen
  • Eigen aanleveradres per administratie
  • Bankregels, afletteren en vraagposten aan je klant erbij
  • Per administratie omschakelen, in je eigen tempo
Start met Totaal

De volledige staffels en inbegrepen gebruik staan op de prijzenpagina.

Exact-specifieke vragen

Nee. Staat Scan & Herken aan, dan haalt Agentancy de documenten uit de Scan & Herken-bak. Staat het uit, dan leest Agentancy de digitale brievenbus en de documentenmap. Je kiest het per administratie.
Nee, Exact Online kent geen conceptboeking: elke boeking is daar meteen definitief. Daarom bepaal je in Agentancy wanneer er geboekt wordt. In de stand concept wacht een document op jouw klik; in de stand automatisch boekt Agentancy alleen als de zekerheidsscore hoog genoeg is.
In Tandem niet: daar haalt Agentancy de facturen uit Exact zelf en controleert het twee keer of de factuur al in Exact staat, direct na het herkennen en vlak voor het boeken. Staat hij er al, dan boekt Agentancy hem niet, ook niet als het bedrag afwijkt. Lukt die controle niet, dan boekt Agentancy niet en probeert het later opnieuw. In Totaal doet Agentancy die controle vlak voor het boeken bij uploads en documenten uit het klantportaal die het zelf boekt. Een document dat je zelf boekt, controleert Agentancy niet nog eens tegen Exact: dat heb je dan net zelf bekeken.
Met één Exact-login voor je hele kantoor. Geef de app in Exact toestemming voor alle huidige en toekomstige administraties, en zorg dat die Exact-gebruiker toegang heeft tot elke administratie. Daarna vink je de administraties aan die mee moeten.
Ja. Komt er een e-factuur in UBL-formaat binnen via e-mail of upload, dan lezen we die rechtstreeks als gestructureerde data uit in plaats van als beeld. We zijn zelf geen verzendnetwerk, je blijft e-facturen ontvangen zoals je nu doet.
Dicht bij huis. Kernhosting en database staan in Nederland (Amsterdam), documentopslag blijft binnen Europese regio's. Welke partijen daarnaast documentinhoud verwerken en onder welke waarborgen, staat in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst, die je vóór je akkoord te zien krijgt.
Je begint met 30 dagen of 100 documenten gratis, zonder creditcard. Daarna betaal je in Tandem per verwerkt document en in Totaal per actieve administratie. De volledige staffels staan op de prijzenpagina.

Boek je inkoopfacturen in Exact Online voortaan automatisch.

30 dagen of 100 documenten gratis proberen, zonder creditcard. Maandelijks opzegbaar.

Start gratisPlan een demo

We sluiten je eerste administratie samen aan in een belletje van 20 minuten.