Juridisch
Privacyverklaring
Versie 1.4 — van kracht vanaf 4 augustus 2026. Verwerker: New Generation Company B.V. (h.o.d.n. Agentancy). Verwerkingsverantwoordelijke: het accountantskantoor (klant).
1. Onze EU-databoundary
Agentancy host de kern van de dienst in de EU en maakt afwijkende verwerkingsroutes expliciet. Concreet:
- Kernhosting en versleutelde database staan in Nederland, regio Amsterdam (EU); documentopslag en queue blijven binnen Europese regio's.
- Document- en tekst-AI loopt via Google Vertex AI in de vaste EU-multiregio, via EUrouter met een geselecteerde upstream-provider, of via OpenAI. Bij OpenAI contracteren we met OpenAI Ireland Ltd en is doorgifte geborgd via het EU-VS Data Privacy Framework plus EU Standard Contractual Clauses. Bij de EUrouter- en OpenAI-routes kan inhoud maximaal 30 dagen worden bewaard; training en datacollectie staan uit.
- Optionele supportspraak gebruikt Gemini Live wereldwijd en wordt per sessie door de gebruiker gestart. Google gebruikt betaalde service-inhoud niet voor modelverbetering, maar kan inhoud voor misbruikdetectie maximaal 55 dagen bewaren. Schermdelen vraagt daarnaast een aparte browserkeuze.
- Onze authenticatie-laag is self-hosted binnen de EU. Geen US-cloud voor login. Geen Auth0/Clerk-zonder-EU-region.
- In de applicatie gebruiken we alleen functionele sessiecookies en geen session-recording. Marketingpixels zijn beperkt tot de marketingwebsite en laden uitsluitend na jouw toestemming via de cookie-banner (zie sectie 8).
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Conform onze DPIA (Data Protection Impact Assessment):
| Verwerking | Categorieën persoonsgegevens |
|---|---|
| Factuur-OCR + AI-extractie | Naam, adres, contactgegevens van leveranciers/klanten op factuur |
| Opgeslagen relatiegegevens + KvK-opzoeking | Bedrijfsnaam, KvK, IBAN, BTW-nummer |
| Audit-trail | Wie heeft wanneer welke boeking gedaan |
| Auth + sessions | E-mail, password-hash, MFA-secret, IP-adres (laatste login) |
| AI-prompt-cache | Geen direct identificerende gegevens — alleen hashes |
| Digitale ondersteuning | Tekstvragen, browserondertiteling en optioneel live audio of gedeelde scherminhoud |
3. AI-besluitvorming en transparantie
We gebruiken AI voor factuurherkenning en suggestie van grootboek en BTW-code. Belangrijk:
- Geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen (art. 22 AVG). De laatste boeking blijft door een mens getoetst.
- Automatisch boeken is alleen toegestaan na expliciete toestemming per administratie + relatie-leerregel, en kan altijd door de gebruiker worden teruggedraaid.
- Per boeking is de AI-onderbouwing zichtbaar in de audit-trail: welk prompt-niveau, welk model, welke betrouwbaarheidsscores.
4. Sub-verwerkers
Onze sub-verwerkers staan publiek inzichtelijk conform AVG art. 28. De volledige lijst:
| Sub-verwerker | Doel | Regio |
|---|---|---|
| Fly.io | Compute, worker, Postgres-database, job-queue (ids/metadata) | Amsterdam (EU) |
| Tigris | Object-storage (factuurdocumenten) | EU |
| Google Cloud / Vertex AI | Document- en tekst-AI | Vaste EU-multiregio |
| EUrouter + geselecteerde upstream | Optionele AI-inference; maximaal 30 dagen providerretentie | EU-route |
| OpenAI Ireland Ltd | Document- en tekst-AI; training uit, maximaal 30 dagen providerretentie | EU-contractspartij; verwerking mede in de VS onder EU-VS Data Privacy Framework + SCC's |
| Google Gemini Live | Optionele supportspraak en gedeeld scherm | Wereldwijd, na keuze per sessie |
| KVK (Nederlandse overheid) | Bedrijfsinformatie opzoeken | NL |
| Stripe (zodra live) | Subscription billing | Ierland (EU HQ) |
| Postmark of Mailgun (TBD) | E-mail inbound + outbound | EU-region |
| Better Auth (self-hosted) | Auth-laag voor login | Fly.io (EU) |
Wijzigingen in sub-verwerkers worden 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd. Klant heeft recht van bezwaar binnen die termijn.
Bewuste begrenzingen
- In de applicatie (app.agentancy.nl) gebruiken we functionele sessiecookies en geen session-recording. Marketingpixels draaien uitsluitend op de marketingwebsite nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.
- US-only hosted authentication (Clerk, Auth0 zonder EU-region)
- Niet-geconfigureerde AI-routes of stille providerfallback voor tenantdocumenten
Op de marketingwebsite (agentancy.nl) kunnen na jouw expliciete toestemming wél marketing-pixels actief zijn — zie sectie 8 en de cookieverklaring. Zonder toestemming laadt daar niets van.
5. Toegang door Agentancy voor support
Naast de hierboven genoemde sub-verwerkers kan geautoriseerd Agentancy-personeel (systeembeheer) voor support, beheer en foutoplossing tijdelijk als jouw kantoor inloggen om mee te kijken en, waar nodig, handelingen te verrichten. Dit gebeurt onder geheimhouding, is beperkt tot jouw kantoor, automatisch aflopend, zichtbaar via een banner, en wordt volledig vastgelegd (begin/einde, met gebruiker, tijdstip en IP-adres). De voorwaarden en waarborgen staan in de Verwerkersovereenkomst (DPA).
6. Bewaartermijnen
| Categorie | Termijn | Wettelijke basis |
|---|---|---|
| Boekstukken (facturen, bonnen) | 7 jaar (10 jaar onroerend goed) | AWR art. 52 |
| Audit-trail (boekingsacties) | 7 jaar | Idem |
| User-action logs | 7 jaar | Bewijslast |
| T&C-acceptance trail | 7 jaar | Bewijslast |
| Session cookies | 30 dagen sliding | Beveiliging |
| AI-prompt-cache (hashes only) | 90 dagen | Operatie |
7. Jouw rechten als betrokkene
- Inzagerecht: klant kan via de app export downloaden van alle data m.b.t. zijn administraties.
- Rectificatie: in-app aanpasbaar voor relatiegegevens; boekstukken zelf blijven immutable (alleen via audit-trail correctie).
- Vergetelheid: bij beëindiging contract → 90 dagen grace-period, daarnaredact-but-retain (PII gepseudonimiseerd, boekstukken behouden voor wettelijke bewaarplicht).
- Dataportabiliteit: export-formaat (CSV/JSON) voor relaties, prompt-rules en boekingen.
8. Cookies
In de applicatie zetten we alleen functionele sessie-cookies bij het inloggen. Deze functionele cookies vragen geen aparte toestemmingsbanner.
Op de marketingwebsite (agentancy.nl) vragen we via een cookie-banner jouw toestemming voor Google Analytics 4 en marketing-cookies van advertentieplatforms (Google, Meta, LinkedIn, TikTok). Daarmee meten we het websitegebruik en kunnen we bezoekers relevante advertenties tonen. Deze tags laden uitsluitend na jouw akkoord; via "Meer details" kies je per categorie (statistieken en marketing apart), weigeren is één klik en de site werkt dan volledig. Welke cookies dit precies zijn, hun bewaartermijnen en hoe je je toestemming intrekt staat in de cookieverklaring.
9. Contact
Vragen over privacy? Stuur ons een e-mail op info@agentancy.nl. We reageren binnen 5 werkdagen.
Deze privacyverklaring (versie 1.4) is van kracht vanaf 4 augustus 2026. Lees ook de volledige verwerkersovereenkomst.