Juridisch
Privacyverklaring
Versie 1.9, van kracht vanaf 8 september 2026. Verwerker: New Generation Company B.V. (h.o.d.n. Agentancy). Verwerkingsverantwoordelijke: het accountantskantoor (klant).
1. Onze EU-databoundary
Agentancy host de kern van de dienst in de EU en maakt afwijkende verwerkingsroutes expliciet. Concreet:
- Kernhosting en versleutelde database staan in Nederland, regio Amsterdam (EU); documentopslag en queue blijven binnen Europese regio's.
- Document- en tekst-AI loopt via gecontracteerde verwerkingsroutes. Bij sommige routes kan prompt- en antwoordinhoud voor operationele doeleinden maximaal 30 dagen worden bewaard; training en datacollectie staan uit. De concrete AI-subverwerkers, verwerkingsregio's en eventuele doorgiftewaarborgen staan in de verwerkersovereenkomst (DPA).
- De optionele live-supportfunctie verwerkt wereldwijd en wordt per sessie door de gebruiker gestart. Betaalde service-inhoud wordt niet voor modelverbetering gebruikt, maar kan voor misbruikdetectie maximaal 55 dagen worden bewaard. Schermdelen vraagt daarnaast een aparte browserkeuze. De concrete subverwerker staat in de verwerkersovereenkomst.
- Onze authenticatie-laag is self-hosted binnen de EU. Geen US-cloud voor login. Geen Auth0/Clerk-zonder-EU-region.
- In de applicatie gebruiken we alleen functionele sessiecookies en geen session-recording. Marketingpixels zijn beperkt tot de marketingwebsite en laden uitsluitend na jouw toestemming via de cookie-banner (zie sectie 8).
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Conform onze DPIA (Data Protection Impact Assessment):
| Verwerking | Categorieën persoonsgegevens |
|---|---|
| Factuur-OCR + AI-extractie | Naam, adres, contactgegevens van leveranciers/klanten op factuur |
| Opgeslagen relatiegegevens + KvK-opzoeking | Bedrijfsnaam, KvK, IBAN, BTW-nummer |
| Audit-trail | Wie heeft wanneer welke boeking gedaan |
| Auth + sessions | E-mail, password-hash, MFA-secret, IP-adres (laatste login) |
| AI-prompt-cache | Geen direct identificerende gegevens, alleen hashes |
| Digitale ondersteuning | Tekstvragen, browserondertiteling en optioneel live audio of gedeelde scherminhoud |
3. AI-besluitvorming en transparantie
We gebruiken AI voor factuurherkenning en suggestie van grootboek en BTW-code. Belangrijk:
- Geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen (art. 22 AVG). De laatste boeking blijft door een mens getoetst.
- Automatisch boeken is alleen toegestaan na expliciete toestemming per administratie + relatie-leerregel, en kan altijd door de gebruiker worden teruggedraaid.
- Per boeking is de AI-onderbouwing zichtbaar in de audit-trail: welke verwerkingsstap is gebruikt en welke betrouwbaarheidsscores zijn toegekend.
4. Sub-verwerkers
Onze sub-verwerkers staan publiek inzichtelijk conform AVG art. 28. De volledige lijst:
| Sub-verwerker | Doel | Regio |
|---|---|---|
| Fly.io | Compute, worker, Postgres-database, job-queue (ids/metadata) | Amsterdam (EU) |
| Tigris | Object-storage (factuurdocumenten) | EU |
| AI-verwerkingsdiensten (zie verwerkersovereenkomst) | Document- en tekst-AI; geen modeltraining, bij sommige routes maximaal 30 dagen operationele retentie | EU-routes en zorgvuldig geborgde internationale routes |
| Live-supportdienst (zie verwerkersovereenkomst) | Optionele supportspraak en gedeeld scherm | Wereldwijd, na keuze per sessie |
| KVK (Nederlandse overheid) | Bedrijfsinformatie opzoeken | NL |
| Stripe | Subscription billing | Ierland (EU HQ) |
| Mailgun (Sinch) | E-mail inbound + outbound, inclusief gemailde documenten | EU-regio |
| Google Workspace (SMTP-relay + Agenda) | Alternatief verzendtransport voor systeemmail; ook de afspraakplanner, die naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, telefoonnummer en opmerking als agenda-item vastlegt | EU |
| Cloudflare (Turnstile) | Botbescherming op de live-demo van deze website; ontvangt het IP-adres van de bezoeker | Wereldwijd edge-netwerk |
| Google Analytics 4 + Tag Manager | Bezoekstatistiek op deze marketingwebsite; laadt alleen na toestemming | EU-endpoints |
| Better Auth (self-hosted) | Auth-laag voor login | Fly.io (EU) |
Wijzigingen in sub-verwerkers worden 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd. Klant heeft recht van bezwaar binnen die termijn.
Bewuste begrenzingen
- In de applicatie (app.agentancy.nl) gebruiken we functionele sessiecookies en verder geen enkele meet- of advertentietag: geen Analytics, geen Tag Manager, geen session-recording. Statistiek en marketingtags draaien uitsluitend op deze marketingwebsite en pas nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.
- US-only hosted authentication (Clerk, Auth0 zonder EU-region)
- Niet-geconfigureerde AI-routes of stille providerfallback voor tenantdocumenten
Op de marketingwebsite (agentancy.nl) kunnen na jouw expliciete toestemming wél marketing-pixels actief zijn, zie sectie 8 en de cookieverklaring. Zonder toestemming laadt geen enkele advertentiepixel. Twee dingen gebeuren daar wél zonder toestemming, allebei zonder dat er iets op je apparaat wordt gezet of gelezen: de Google-tag draait in consent mode en stuurt dan een cookieloos signaal zonder identificatie, en wij tellen zelf het aantal bezoeken via een code die elke nacht onbruikbaar wordt gemaakt. Je IP-adres wordt daarbij niet bewaard. Beide staan uitgelegd in de cookieverklaring (secties 2 en 3).
5. Toegang door Agentancy voor support
Naast de hierboven genoemde sub-verwerkers kan geautoriseerd Agentancy-personeel (systeembeheer) voor support, beheer en foutoplossing tijdelijk als jouw kantoor inloggen om mee te kijken en, waar nodig, handelingen te verrichten. Dit gebeurt onder geheimhouding, is beperkt tot jouw kantoor, automatisch aflopend, zichtbaar via een banner, en wordt volledig vastgelegd (begin/einde, met gebruiker, tijdstip en IP-adres). De voorwaarden en waarborgen staan in de Verwerkersovereenkomst (DPA).
6. Bewaartermijnen
| Categorie | Termijn | Wettelijke basis |
|---|---|---|
| Boekstukken (facturen, bonnen) | 7 jaar (10 jaar onroerend goed) | AWR art. 52 |
| Audit-trail (boekingsacties) | 7 jaar | Idem |
| User-action logs | 7 jaar | Bewijslast |
| T&C-acceptance trail | 7 jaar | Bewijslast |
| Session cookies | 30 dagen sliding | Beveiliging |
| AI-prompt-cache (hashes only) | 90 dagen | Operatie |
7. Jouw rechten als betrokkene
- Inzagerecht: klant kan via de app export downloaden van alle data m.b.t. zijn administraties.
- Rectificatie: in-app aanpasbaar voor relatiegegevens; boekstukken zelf blijven immutable (alleen via audit-trail correctie).
- Vergetelheid: bij beëindiging contract → 90 dagen grace-period, daarna redact-but-retain (PII gepseudonimiseerd, boekstukken behouden voor wettelijke bewaarplicht).
- Dataportabiliteit: export-formaat (CSV/JSON) voor relaties, prompt-rules en boekingen.
8. Cookies
In de applicatie zetten we alleen functionele sessie-cookies bij het inloggen. Deze functionele cookies vragen geen aparte toestemmingsbanner.
Op de marketingwebsite (agentancy.nl) vragen we via een cookie-banner jouw toestemming voor Google Analytics 4 en marketing-cookies van advertentieplatforms. Daarmee meten we het websitegebruik en kunnen we bezoekers relevante advertenties tonen. Er worden uitsluitend na jouw akkoord cookies geplaatst of gelezen; via "Meer details" kies je per categorie (statistieken en marketing apart), weigeren is één klik en de site werkt dan volledig. Welke cookies dit precies zijn, hun bewaartermijnen en hoe je je toestemming intrekt staat in de cookieverklaring.
Zonder toestemming meten we alleen aantallen, en dat kan zonder cookies: de Google-tag draait dan in consent mode (een cookieloos signaal zonder identificatie) en onze eigen bezoekteller herkent terugkerend bezoek binnen één dag via een code uit je IP-adres en browsertype met een sleutel die elke nacht verandert. Je IP-adres en browsertype worden niet opgeslagen en de sleutel wordt na twee dagen vernietigd, waarna die code niet meer herleidbaar is. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) bij inzicht in het bezoek van onze eigen website. Bezwaar maken kan via info@agentancy.nl.
9. Contact
Vragen over privacy? Stuur ons een e-mail op info@agentancy.nl. We reageren binnen 5 werkdagen.
Deze privacyverklaring (versie 1.9) is van kracht vanaf 8 september 2026. Lees ook de volledige verwerkersovereenkomst.