Automatische factuurverwerking
Facturen automatisch boeken, ook als ze niet standaard zijn.
Agentancy herkent facturen en bonnen op regelniveau, past de afspraken van je kantoor toe en boekt rechtstreeks in Exact Online. Bij twijfel vraagt het om controle in plaats van een onzekere boeking door te zetten.
Geen creditcard · stopt automatisch · kantoor-minimum pas na de proefperiode
Herkennen is nog niet hetzelfde als boeken
Veel scan-en-herkenoplossingen halen een leverancier, datum en factuurtotaal uit een document. Dat versnelt het overtypen, maar laat het moeilijkste deel bij de medewerker: bepalen op welke grootboekrekening en btw-code iedere regel hoort. Zeker bij gemengde facturen ontstaat daar alsnog handwerk.
Automatisch boeken vraagt daarom om meer dan tekstherkenning. De software moet de documentinhoud combineren met de context van het kantoor, de administratie en de leverancier. Ook moet duidelijk zijn wanneer de zekerheid onvoldoende is. Zonder die grens verplaatst automatisering het werk van invoeren naar corrigeren.
Documenten die vaak blijven liggen
- Kassabonnen met kreukels, vervaging of een afwijkende indeling
- Facturen met materialen, arbeid en verschillende btw-behandelingen
- Nieuwe leveranciers zonder bestaande boekingshistorie
- Facturen waarop referenties of context verspreid over meerdere regels staan
- Documenten die inhoudelijk afwijken van eerdere facturen van dezelfde relatie
De boekingsstroom
Van document naar controleerbare boeking
Stap 1
Aanleveren
Facturen en bonnen komen binnen via e-mail, upload of mobiele app. E-facturen in UBL- of Peppol-formaat worden direct als gestructureerde data gelezen.
Stap 2
Herkennen
Agentancy leest de kop én afzonderlijke factuurregels. Daardoor kunnen materialen, arbeid en afwijkende btw-behandelingen ieder hun eigen boekingsvoorstel krijgen.
Stap 3
Controleren
Kantoorregels en eerdere correcties geven context. Is de uitkomst niet betrouwbaar genoeg, dan wordt het document geparkeerd voor een korte controle.
Stap 4
Boeken
Goedgekeurde documenten worden rechtstreeks in Exact Online geboekt of als concept klaargezet via je bestaande scan-en-herkenstroom.
Begin naast je huidige oplossing
Een kantoor hoeft niet op dag één de volledige documentstroom te verplaatsen. Met Tandem stuur je alleen de moeilijke uitzonderingen naar Agentancy. De gewone stroom blijft in de huidige scan & herken lopen. Zo kun je de kwaliteit beoordelen op precies de documenten waar nu tijd verloren gaat, zonder migratie of brede omscholing.
Wie daarna volledig wil overstappen, kan Totaal gebruiken. Agentancy verwerkt dan alle facturen en boekt rechtstreeks in Exact Online. De keuze gaat dus niet alleen over techniek, maar ook over risicobeheersing: eerst aantonen dat de uitzonderingen goed worden verwerkt, daarna pas de standaardstroom verplaatsen.
Wat “automatisch” bij ons niet betekent
Automatiseren betekent niet dat je elke week uren kwijt bent aan het instellen en onderhouden van boekingsregels. Onze AI analyseert hoe je administratie is ingericht, herkent terugkerende keuzes en boekt facturen zoals jij dat zou doen. Zo werkt de automatisering voor jou, zonder dat je die zelf continu hoeft te beheren.
Kosten en proefperiode
Tandem rekent cumulatief: de eerste 1.000 uitvaldocumenten kosten €0,40, de volgende 2.000 €0,30 en alles daarboven €0,20 per document. Het kantoor-minimum is €40. Totaal past één volumetarief toe op alle actieve administraties en heeft een kantoor-minimum van €90 per maand. De minimums gelden pas na de gratis proefperiode. Bekijk de volledige staffels, inbegrepen gebruik en contractkeuzes op de prijzenpagina.
Wil je eerst begrijpen waar de meeste winst in jullie proces zit? Lees dan de praktische gids voor automatische factuurverwerkingof leg tijdens een kennismaking een paar representatieve uitzonderingen voor.