Wat kost automatische factuurverwerking?

Handmatig een inkoopfactuur inboeken kost gemiddeld € 1,50 tot € 5 per factuur, uitgaande van 3 tot 10 minuten werk tegen een intern uurloon van € 30. Automatische factuurverwerking met scan en herken kost doorgaans tussen de 10 en 40 cent per document, soms aangevuld met een vast bedrag per administratie of een maandminimum. De besparing per factuur ligt daarmee ruwweg tussen 1 en 4 euro, maar alleen voor de documenten die zonder correctie doorlopen. De echte kostenvraag is daarom niet wat de software per document kost, maar hoeveel handwerk er daarna overblijft.

Dit artikel is grotendeels algemene uitleg met generieke bandbreedtes; de bedragen zijn aannames waarmee je zelf kunt rekenen. Aan het einde beschrijven we hoe Agentancy zelf prijst, en dat benoemen we dan ook expliciet.

Wat kost handmatig een factuur inboeken?

De kosten van handmatig inboeken bestaan uit tijd maal uurloon. De tijd per factuur hangt sterk af van het type document. Een nette maandfactuur van een bekende leverancier is in 2 minuten geboekt: openen, controleren, coderen, opslaan. Een gemiddelde factuur kost eerder 3 tot 5 minuten. Een uitzondering, zoals een slechte scan, een onbekende leverancier of een factuur die over meerdere grootboekrekeningen en btw-tarieven gesplitst moet worden, loopt op naar 8 tot 15 minuten inclusief opzoekwerk en overleg.

Voor het uurloon rekenen wij standaard met € 30 per uur als interne kostprijs van een assistent-accountant, inclusief werkgeverslasten. Dat is een aanname: reken zelf met je eigen uurloon, en bedenk dat elk uur invoerwerk ook een uur is dat niet declarabel aan advieswerk wordt besteed. Met die basis kom je op de volgende bedragen:

Een kantoor dat 2.000 facturen per maand handmatig verwerkt tegen het gemiddelde tarief is dus zo'n € 3.000 per maand aan invoerwerk kwijt. Daar komen de kosten van fouten nog bij: een verkeerde btw-code of een factuur op de verkeerde administratie kost bij de kwartaalcontrole een veelvoud van de oorspronkelijke boekingstijd.

Wat kost scan-en-herkensoftware doorgaans?

Dit is algemene uitleg over de markt, zonder leveranciersnamen. Prijsmodellen voor scan en herken en factuurherkenning komen in de praktijk in vier vormen voor, vaak gecombineerd:

• Prijs per document. Gangbaar is 10 tot 35 cent per herkend document. Let op wat een "document" is: een factuur van drie pagina's of een bijlage kan soms als meerdere eenheden tellen.
• Prijs per administratie per maand. Vaak enkele euro's tot een tientje per gekoppelde administratie. Controleer of je betaalt per gekoppelde of per daadwerkelijk actieve administratie: bij een portefeuille met veel slapende administraties scheelt dat flink.
• Bundels en tegoeden. Een vast bedrag voor bijvoorbeeld 500 of 5.000 documenten per maand. De prijs per document oogt laag, maar ongebruikt tegoed vervalt meestal, en boven de bundel geldt vaak een hoger tarief.
• Minimums en instapkosten. Een kantoorminimum van enkele tientjes tot ruim honderd euro per maand, soms met eenmalige implementatie- of opleidingskosten. Voor kleine kantoren bepaalt het minimum vaak de werkelijke prijs per document.

Vergelijk aanbieders daarom nooit alleen op het tarief per document. Reken het totale maandbedrag uit voor jouw eigen documentvolume, jouw aantal administraties en jouw piekmaanden, en doe dat voor zowel een rustige als een drukke maand.

Waar zitten de verborgen kosten van factuurverwerking?

De grootste kostenpost van automatische factuurverwerking staat niet op de factuur van je softwareleverancier: het is het handwerk dat overblijft. Gangbare scan-en-herkensoftware verwerkt in de praktijk lang niet alles foutloos automatisch; wij rekenen in vergelijkingen conservatief met 60 procent automatisering. De rest valt uit of vraagt correctie.

Reken dat eens door. Bij 2.000 documenten per maand en 40 procent uitval blijven er 800 documenten per maand over die alsnog handmatig verwerkt of gecorrigeerd moeten worden. Tegen € 1,50 per document is dat € 1.200 per maand aan verborgen handwerk, bovenop de licentiekosten. En dat is nog voorzichtig gerekend: juist de uitval bevat de bewerkelijke documenten, zoals bonnen met slechte afdrukkwaliteit en facturen die gesplitst moeten worden.

Drie verborgen kostenposten verdienen extra aandacht:

• Correcties na "herkend". Een hoog herkenningspercentage zegt niets over de boekingskwaliteit. Een document telt pas als bespaard werk wanneer het zonder correctie correct is geboekt. Vraag leveranciers dus naar dat percentage, niet naar het herkenningspercentage.
• Piekmaanden. Januari en de maanden na een kwartaaleinde geven meer documenten. Bundelmodellen bestraffen pieken met overschrijdingstarieven, terwijl handmatige verwerking in piekmaanden juist overwerk of uitzendkrachten kost. Reken je vergelijking daarom uit over een heel jaar.
• Fouten die later opduiken. Een verkeerde btw-code die pas bij de aangifte opvalt, kost zoektijd, correctieboekingen en soms een suppletie. Hoe later een fout wordt gevonden, hoe duurder hij is.

Hoe maak je een eerlijke kostenvergelijking?

De werkelijke kosten van factuurverwerking zijn de som van vier posten: de softwarekosten, het resterende handwerk op uitval en correcties, de kosten van fouten en de tijd voor beheer en controle. Een eerlijke vergelijking zet die vier posten voor je huidige situatie naast dezelfde vier posten in de nieuwe situatie, gerekend over een heel jaar inclusief piekmaanden.

In de praktijk betekent dat: meet eerst hoeveel documenten je per maand verwerkt, hoeveel daarvan nu automatisch goed gaan en hoeveel tijd de rest kost. Toets een nieuwe oplossing vervolgens op je moeilijke documenten, niet op je mooiste facturen. Hoe je zo'n proef inricht en welke vragen je een leverancier stelt, lees je in onze gids over facturen automatisch boeken.

Hoe prijst Agentancy?

Tot hier was dit artikel algemene uitleg. Dit onderdeel gaat over onze eigen prijzen, zodat je de bandbreedtes hierboven ergens concreet aan kunt toetsen. De actuele en volledige voorwaarden staan altijd op de prijzenpagina.

Tandem zet je naast je huidige scan en herken en rekent alleen per uitvaldocument, dus per document dat je huidige software niet aankan. De staffel is cumulatief en telt kantoorbreed: alle uitvaldocumenten van al je administraties gaan in een kalendermaand op één hoop, de schijven beginnen niet per administratie opnieuw. De eerste 1.000 documenten per maand kosten € 0,40 per stuk, de volgende schijf tot 3.000 kost € 0,30 en daarboven betaal je € 0,20 per document. Na de gratis proef geldt een kantoorminimum van € 40 per maand als bodem. Vergelijk dat met de € 1,50 die een handmatig verwerkt uitvaldocument kost in de rekenbasis hierboven.

Totaal vervangt je scan en herken volledig en rekent een vast bedrag per actieve administratie per maand, aflopend naarmate je portefeuille groeit: tot € 3,95 per administratie in de hoogste schijf, of € 3,49 met een jaarcontract. Bij 200 administraties komt dat neer op ongeveer € 4,69 per administratie per maand. Per actieve administratie zijn 30 documenten per maand inbegrepen; daarboven betaal je € 0,19 per document. Het kantoorminimum van € 90 per maand is een bodem onder het totaal, geen tarief. Slapende administraties tellen niet mee: je betaalt alleen voor administraties waar echt documenten doorheen lopen.

Starten kan zonder creditcard: je probeert Agentancy 30 dagen of 100 documenten gratis, wat het eerst komt. Daarna stopt de verwerking vanzelf; er wordt niets stilzwijgend omgezet.

Conclusie: reken met je eigen cijfers

Wat kost factuurverwerking? Handmatig al snel € 1,50 of meer per factuur, en met scan-en-herkensoftware doorgaans tientallen centen per document plus het handwerk op alles wat uitvalt. De vergelijking wordt pas eerlijk als je dat resterende handwerk meerekent: bij veel kantoren is de uitval de grootste post. Pak er dus je eigen documentvolume, uurloon en uitvalpercentage bij; de bedragen in dit artikel zijn aannames en rekenvoorbeelden, geen beloftes.

Wil je zien hoe wij de uitvalstapel aanpakken? Lees hoe facturen automatisch boeken met Agentancy werkt, bekijk welke boekhoudpakketten en scan-en-herken-tools we ondersteunen op de integratiepagina, of ga direct naar de prijzen.