Data processing agreement

Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke: jouw accountants-/administratiekantoor (hierna: Klant).

Verwerker: New Generation Company B.V., handelend onder de handelsnaam Agentancy, gevestigd Oranjesingel 60, 6511 NX Nijmegen, KvK 85400718 (hierna: Agentancy).

Met het gecombineerde akkoord sluit de Klant deze verwerkersovereenkomst met Agentancy en accepteert de Klant ook de Algemene Voorwaarden. Beide versies worden afzonderlijk vastgelegd. De ondertekenaar verklaart bevoegd te zijn namens de Klant.

1. Onderwerp en duur

Deze overeenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens door Agentancy namens de Klant voor factuur- en bonverwerking, herkenning, boeking, koppelingen en digitale ondersteuning.

De overeenkomst duurt zolang Agentancy de diensten levert, gevolgd door 90 dagen voor data-export en de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen voor boekstukken.

2. Aard, doel en gegevens

Agentancy slaat gegevens op, voert OCR en AI-extractie uit, houdt een audit-trail bij, beheert gebruikers en sessies en wisselt gegevens uit met door de Klant gekozen boekhoud- en scanoplossingen.

Het doel is ondersteuning van de boekhoudkundige werkzaamheden van de Klant voor diens eindklanten.

Verwerkte gegevens kunnen onder meer namen, adressen, contactgegevens, IBAN, btw- en KvK-nummers, factuurinhoud, gebruikersgegevens en IP-adressen omvatten. Bijzondere persoonsgegevens worden niet bewust gevraagd; als ze toch in een document staan, vallen ze onder dezelfde beveiligingsafspraken.

Digitale ondersteuning kan tekstvragen en, wanneer de gebruiker die functie uitdrukkelijk start, live audio verwerken. Scherminhoud wordt alleen gedeeld na een aparte browserkeuze. Agentancy bewaart via de Live-routes geen audio of schermbeelden; tekstberichten en browserondertiteling kunnen onderdeel van het supportgesprek zijn.

3. Verplichtingen van Agentancy

Agentancy verwerkt persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de Klant en bindt medewerkers en subverwerkers aan vertrouwelijkheid.

Geautoriseerd Agentancy-personeel kan uitsluitend voor support, beheer, foutoplossing en incidentafhandeling tijdelijk binnen één kantoor meekijken of handelen. Deze toegang is tijdgebonden, zichtbaar en wordt geaudit.

Agentancy treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, ondersteunt de Klant bij AVG-verzoeken en meldt een datalek zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking.

De Klant heeft eenmaal per jaar, of bij een gegrond vermoeden van een inbreuk, een redelijk auditrecht.

4. Subverwerkers en AI-routes

Agentancy gebruikt subverwerkers voor hosting, opslag, queues, AI, bedrijfsinformatie, betalingen en e-mail. De actuele lijst staat in de privacyverklaring en het subverwerkersregister. Materiële wijzigingen worden normaal 30 dagen vooraf aangekondigd; de Klant kan binnen die termijn bezwaar maken.

Document- en tekst-AI kan via Google Vertex AI in de vaste EU-multiregio, via EUrouter en een geselecteerde upstream-provider, of via OpenAI (contractspartij OpenAI Ireland Ltd) lopen. Voor de EUrouter- en OpenAI-routes kan prompt- en antwoordinhoud volgens de providerpolicy maximaal 30 dagen worden bewaard; gebruik voor training en datacollectie is uitgeschakeld en er is geen stille providerfallback. Voor de OpenAI-route gelden de doorgiftewaarborgen uit artikel 6.

De optionele betaalde Gemini Live-supportfunctie verwerkt live audio en eventueel tijdelijk gedeelde scherminhoud wereldwijd. Google gebruikt betaalde service-inhoud niet voor modelverbetering, maar kan inhoud voor misbruikdetectie maximaal 55 dagen bewaren en gemarkeerde inhoud laten beoordelen. De gebruiker start deze functie per sessie zelf.

5. Beveiligingsmaatregelen

De applicatie, worker en database draaien bij Fly.io in Amsterdam. Objectopslag en queue zijn voor EU-regio's geconfigureerd.

Publieke en externe verbindingen gebruiken TLS. Koppelingscredentials, OAuth-tokens en andere applicatiegeheimen worden versleuteld opgeslagen.

MFA is verplicht voor de kantoor-eigenaar. Autorisatie, expliciete kantoorscoping en auditlogging beperken en registreren toegang. Auditgegevens worden zeven jaar bewaard.

6. Internationale doorgifte

De eigen systemen van Agentancy (hosting, database, documentopslag en queue) staan volledig in de EU (Amsterdam en EU-regio's).

Document- en tekst-AI loopt via EU-routes of via de OpenAI-route. Bij de OpenAI-route kan inhoud voor de duur van de verwerking in de Verenigde Staten worden verwerkt. Deze doorgifte steunt op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework, waarvoor OpenAI gecertificeerd is, met de EU Standard Contractual Clauses als aanvullende waarborg in de verwerkersovereenkomst tussen Agentancy en OpenAI Ireland Ltd.

De afzonderlijk gekozen Gemini Live-supportfunctie is wereldwijd en steunt op de toepasselijke Google-verwerkersvoorwaarden en doorgiftewaarborgen, waaronder SCC's waar van toepassing.

7. Einde dienstverlening

De Klant krijgt 90 dagen om gegevens te exporteren. Daarna worden contactgegevens gepseudonimiseerd waar mogelijk; boekstukken blijven bewaard zolang een wettelijke bewaarplicht geldt. Als geen bewaarplicht meer geldt, verwijdert Agentancy persoonsgegevens op verzoek.

8. Aansprakelijkheid, boetes en toepasselijk recht

8.1 Rangorde. Dit artikel bevat de volledige aansprakelijkheidsregeling voor alles wat samenhangt met de verwerking van persoonsgegevens onder deze verwerkersovereenkomst: boetes van een toezichthouder, aanspraken van betrokkenen op grond van artikel 82 AVG en onderling verhaal tussen partijen. Wijkt dit artikel af van de aansprakelijkheidsbepalingen in de Algemene Voorwaarden, dan gaat dit artikel voor. Voor al het overige blijven de Algemene Voorwaarden onverkort van toepassing.

8.2 Wat voor rekening van Agentancy komt. Krijgt de Klant een boete van een toezichthouder opgelegd, of moet de Klant een betrokkene schadevergoeding betalen op grond van artikel 82 AVG, dan komt dat bedrag voor rekening van Agentancy voor zover het rechtstreeks voortvloeit uit een toerekenbare schending door Agentancy van deze verwerkersovereenkomst of van de verplichtingen die de AVG rechtstreeks aan de verwerker oplegt. Dragen beide partijen verantwoordelijkheid voor dezelfde inbreuk, dan draagt ieder haar deel naar rato van dat aandeel, zoals artikel 82 lid 5 AVG voorschrijft.

8.3 Wat voor rekening van de Klant blijft. Voor rekening van de Klant blijft de boete of aanspraak die geheel of gedeeltelijk voortvloeit uit: (a) een instructie van de Klant of gegevens en documenten die de Klant of diens eindklant heeft aangeleverd; (b) de eigen verplichtingen van de Klant als verwerkingsverantwoordelijke, waaronder de rechtsgrondslag voor de verwerking, de informatie- en transparantieplicht richting betrokkenen, de door de Klant gehanteerde bewaartermijnen en de afweging of de Diensten voor een bepaalde verwerking mogen worden ingezet; (c) instellingen en keuzes die de Klant of diens gebruikers in de applicatie maken, waaronder toegangsrechten, het delen van inloggegevens en het gebruik van door de Klant gekozen koppelingen van derden; of (d) het niet of niet tijdig opvolgen van een door Agentancy gemelde beveiligings- of herstelmaatregel.

8.4 Spelregels bij een onderzoek, boete of claim. Agentancy vergoedt op grond van 8.2 alleen als de Klant: (a) Agentancy onverwijld en uiterlijk binnen tien werkdagen schriftelijk informeert over het onderzoek, de boete of de aanspraak; (b) Agentancy in de gelegenheid stelt het verweer te voeren of daaraan deel te nemen en de daarvoor benodigde informatie verstrekt; (c) niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Agentancy aansprakelijkheid erkent, een schikking treft of betaalt; en (d) op verzoek en op kosten van Agentancy de redelijkerwijs beschikbare rechtsmiddelen instelt. Houdt de Klant zich hier niet aan, dan vervalt de aanspraak voor zover Agentancy daardoor in haar verweer is benadeeld. Een boete wordt vergoed nadat zij onherroepelijk is geworden en door de Klant is betaald.

8.5 Maximum. De totale aansprakelijkheid van Agentancy uit of in verband met deze verwerkersovereenkomst (daaronder begrepen vergoedingen op grond van 8.2, onderling verhaal op grond van artikel 82 lid 5 AVG en kosten van juridische bijstand) is per gebeurtenis en per kalenderjaar in totaal beperkt tot het hoogste van (i) € 100.000 en (ii) het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis aan Agentancy heeft betaald. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. Dit maximum vervangt voor die gebeurtenis de limiet uit de Algemene Voorwaarden en geldt daar niet naast: voor één en dezelfde gebeurtenis kan nooit meer dan dit maximum worden gevorderd.

8.6 Uitzondering. Het maximum in 8.5 geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Agentancy of van haar bedrijfsleiding.

8.7 Rechten van betrokkenen. Deze regeling werkt uitsluitend tussen partijen onderling. Zij beperkt niet de rechten die betrokkenen op grond van de AVG rechtstreeks tegen de Klant of tegen Agentancy kunnen uitoefenen. Wat een partij op die grond aan een betrokkene betaalt, wordt tussen partijen verdeeld volgens 8.2 en 8.3 en valt onder het maximum van 8.5.

8.8 Vervaltermijn. Iedere aanspraak op grond van dit artikel vervalt als de Klant deze niet binnen twaalf maanden na ontdekking schriftelijk bij Agentancy meldt. Gaat het om een boete, dan begint die termijn te lopen op de dag waarop de boete onherroepelijk wordt.

8.9 Toepasselijk recht. Nederlands recht is van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Midden-Nederland.